Smart working: 7 tool per lavorare da remoto

smart working tools

A causa dell’emergenza sanitaria hanno preso sempre più piede il remote working e lo smart working, insieme ai relativi tool.  Queste modalità di lavoro hanno dato ai team la possibilità di poter lavorare da casa (o meglio da un Coworking) senza dover raggiungere necessariamente la propria sede aziendale, pur rimanendo produttivi.

Il collaboratore può quindi prestare il proprio servizio indipendentemente dal numero delle ore: quello che conta è raggiungere gli obiettivi.

Questa pratica porta con sé numerosi benefici:

  • Al business, con una riduzione dei costi e un miglioramento della produttività;
  • Al lavoratore, con un miglioramento generale della qualità della vita e un risparmio pro capite di 450€;
  • All’ambiente: 1,5 milioni di tonnellate all’anno di CO2 in meno.

La differenza tra remote working e smart working

Gli effetti della pandemia hanno toccato diverse aziende, costrette quindi ad operare da casa e generando un falso luogo comune: il remote working è uguale allo smart working.

In realtà non è così: il remote working (o telelavoro) non è altro che il lavoro a distanza ovvero lo svolgimento di tutte le regolari attività in una sede diversa da quella aziendale.

Lo smart working, invece, permette al lavoratore di prestare servizio per un numero variabile di ore affinché riesca a raggiungere l’obiettivo di progetto, a chiudere determinate task o operazioni.

Come fare smart working: i tool giusti

Per permettere quindi ai tuoi dipendenti di lavorare da remoto, devi mettere a loro disposizione alcuni strumenti in grado di eliminare ogni distanza fisica.

Con i tool giusti, infatti, è possibile lavorare online come se ci si trovasse nello stesso ufficio.

Ma quali sono i migliori strumenti per il remote working?

È bene essere espliciti: non tutti i business sono pronti per garantire il lavoro agile e non tutti i dipartimenti possono usufruirne.

Ci sono però dei tool che sono imprescindibili per il tuo smart working e senza i quali non puoi impostare un flusso di lavoro ben organizzato.

1. Google Drive

Oggi, la maggior parte dei business hanno già investito in NAS e server aziendali, ma la soluzione più pratica, comoda e facile da usare è ancora il cloud di Google.

Accessibile da qualsiasi piattaforma o sistema operativo, da browser o app, Drive ti permette di archiviare tutti i tuoi file, consentendo al tuo team di lavorare contemporaneamente anche da più dispositivi.

Che sia una presentazione Power Point, un foglio Excel o un semplice testo, tu e i tuoi collaboratori potrete lavorarci insieme da qualsiasi luogo.

2. Google Calendar

Organizzare l’asset lavorativo è la parte più complicata per un team. Per alcuni dipartimenti e per certe aziende è importante tenere a mente scadenze comuni, appuntamenti o meeting.

Calendar è lo strumento in grado di sostituirsi al planner, all’agenda, al vecchio calendario da tavolo. Potrai inserire appunti, riunioni, segnare le ferie o le assenze di un membro del team, in un calendario condiviso che tu e i tuoi colleghi potete tenere sott’occhio dal browser o su device.

3. Trello

Come gestire, nella pratica, un flusso di lavoro? Ci pensa Trello, un software per il task-management che ti permette di gestire la tua to-do-list e tenere traccia di tutte le cose da fare, giorno per giorno.

Puoi creare delle vere e proprie bacheche, suddividendo le task per progetto, cliente o stato delle attività, assegnarle ai tuoi colleghi, inserire descrizioni e commenti, allegare file. Puoi anche usare delle check-list che dividono l’intero progetto in percentuale, presentando una barra di avanzamento che si colora, man mano che ogni responsabile della task porta a termine il suo compito.

4. Slack

Slack è un software di messaggistica che nasce proprio per i gruppi di lavoro. Oltre a permetterti di chattare privatamente con i singoli colleghi (e telefonargli usando la tecnologia VoIP), ha la possibilità di creare dei canali ovvero delle chat di gruppo che puoi suddividere per progetto o cliente.

Oltre a scambiare messaggi, potrai usare Slack per caricare file utili per il lavoro e collegarlo alle app di task-management (come Trello) facendo in modo che, completata una task, Trello invii un segnale al canale di riferimento.

5. Hangout Meeting, Zoom o Skype

E che dire degli incontri con i clienti o delle riunioni? Puoi ovviamente appoggiarti allo storico Skype, a Zoom o ad Hangout, che ti consentono di fare videochiamate e condividere lo schermo.

Se organizzi spesso meeting online, vale la pena valutare anche Meet di Google. Ti lascia organizzare delle riunioni direttamente dal Google Calendar. Genera infatti un link per te e i tuoi ospiti, che ti permetterà di partecipare senza alcuna iscrizione, sia da mobile che da PC.

6. CamScanner

Con CamScanner in pochi istanti puoi avere la copia PDF del tuo documento digitalizzato in ottima qualità, con un bianco e nero perfetto. Un’applicazione semplice, veloce e comoda che trasforma il tuo smartphone in uno scanner portatile.

7. Il CRM di HubSpot

Come gestire i tuoi clienti al meglio in modalità smart working? Come interfacciarti con le vendite se i tuoi sales lavorano da remoto?

Sicuramente usando un Customer Relationship Management Software. È un programma che ti permette di avere una scheda dettagliata del tuo cliente, associandolo a task, ma anche di segmentare il tuo pubblico per conoscerlo al meglio.

HubSpot, già nella sua versione gratuita, permette di creare form personalizzati (per la lead-generation), chat sul tuo sito, avere un calendario da linkare ai tuoi clienti per permettere loro di scegliere il momento migliore per riceverti o vederti online.

Gli strumenti che oggi un’azienda ha a disposizione per lavorare in modo smart sono infiniti. Alcuni gratis altri a pagamento, ma ciò che devi fare per lavorare proficuamente da remoto è mantenere in modo costante il contatto umano.

Organizza la tua agenda e cerca di lasciare uno spazio settimanale per una call di gruppo in cui confrontarti con il team o almeno con i tuoi colleghi più stretti. Questo permette di fare il punto della situazione.

I software, l’automazione, le chat, i bot facilitano sicuramente la vita. Ma la comunicazione interpersonale assume un ruolo sempre più importante, soprattutto se si lavora da remoto.

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