Lo Smart Working è realtà: ora più che mai

Ancora oggi lo Smart Working rimane un’ancora di salvezza per le imprese italiane. 

Da un giorno all’altro molte aziende che in precedenza avevano ignorato la possibilità di lavorare a distanza, o quelle che hanno consentito il lavoro ibrido solo quando i carichi di lavoro del team si facevano insostenibili, stanno effettuando un’inversione di marcia.

Hanno però la necessità di elaborare un quadro, in tempi rapidi, adottando alcune regole e idee per gestire al meglio la situazione.

L’impennata del telelavoro non coincide sempre con l’adozione dello Smart Working

Di fatto le soluzioni di collaboration e unified communication hanno visto un’impennata: il numero degli utenti attivi su una delle più famose piattaforme è quintuplicato dall’anno scorso (Fonte: Statista)

Se dunque sono cambiati gli ambienti, le modalità ed i canali non si po’ certo dire la stessa cosa per il lavoro di per sé. Si è finito per fare quello che si faceva prima, ma da casa.

Una sorta di telelavoro che non ha nulla a che fare con il vero Smart Working, che invece, non ha orari ma solo KPI (o obiettivi quantificabili e misurabili).

Una modalità che mette il team alla prova

Molti modelli lavorativi hanno nel DNA lo Smart Working anche in Italia, come ad esempio i giornalisti.

Ma se pensiamo invece ad una realtà aziendale che fino a ieri era stata abituata a lavorare in team, in fortissima sinergia, con allineamenti costanti e uno schema di formazione on the job.

La prova di lavorare da remoto ha costretto le aziende e i team ad adottare soluzioni molto complicate; sia perché non si era abituati, sia perché in certi ambiti non si rivela come modalità ottimale.

Quest’esperienza lascerà sicuramente un’eredità importante: con la giusta dose di attenzione e impegno da tutte le parti, il lavoro a distanza offrirà ambienti di lavoro pratici e dipendenti potenzialmente più coinvolti. 

Come implementare lo smart working in azienda in modo efficace

Infrastruttura di accesso remoto 

Innanzitutto è necessario adottare un protocollo aziendale di sicurezza. Annotare le cose è fondamentale per i dipendenti che si distaccano dalle loro abitudini condivise e consentono ai team di lavoro da remoto di avere successo.

Per questo è necessario l’utilizzo del minor numero di strumenti di lavoro possibile. Si può utilizzare Google Docs, uno strumento di chat come Microsoft Teams e Slack, e Zoom per le videochiamate. Se il vostro team ha bisogno di accedere al sistema interno tramite una VPN, assicuratevi che tutti possano accedervi facilmente e che le istruzioni siano chiare.

Prassi per le comunicazioni informali

In secondo luogo, le aziende costrette a lavorare da remoto devono adottare una procedura per gestire la comunicazione informale.

Le aziende devono creare un’atmosfera in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel contattare i colleghi attraverso una videochiamata o un comando di chat per parlare di argomenti non attinenti alla sfera lavorativa.

Questo serve a stabilire rapporti basati sulla fiducia con i nuovi collaboratori in smart working. I manager potrebbero anche predisporre una sala per videoconferenza sempre attiva per ogni team di lavoro, i cui membri possano sentirsi liberi di accedere in qualsiasi momento essi vogliano.

Trovare il tempo per le relazioni

In terzo luogo, le aziende che applicano esclusivamente la modalità di lavoro a distanza devono saper dedicare regolarmente del tempo alla conoscenza, tra i propri dipendenti in quanto persone e non solo come colleghi.

La connettività e le risorse cloud a disposizione delle aziende sono notevolmente migliorate, quindi le applicazioni video e di lavoro come Slack e Google Docs funzionano bene dal desktop.

La comunicazione aziendale post-coronavirus può essere pratica, persino divertente, a condizione che offriate ai vostri dipendenti il supporto e la sicurezza per esercitarsi con questi nuovi strumenti di lavoro.

Il ruolo del Coworking

Se da un lato questo processo d’innovazione così rapido genera numerosi risvolti positivi come una migliore conciliazione fra vita privata e professionale, un maggiore benessere organizzativo e l’aumento della produttività, può anche creare disorientamento: se lavorare da casa costituisce un vantaggio, può anche diminuire la concentrazione, indebolire le identità lavorative faticosamente raggiunte e mettere in discussione i modelli di convivenza e appartenenza sociali e familiari.

Uno spazio condiviso rappresenterà quindi una soluzione valida ed estremamente produttiva, eliminando anche il rischio delle numerose distrazioni in cui si potrebbe incorrere restando a casa.

I Coworking hanno però delle caratteristiche molto differenti tra loro: dai grandi coworking con centinaia di postazioni, a bar e locali che permettono di lavorare mentre si consuma, a coworking in cui si predilige un approccio rilassato.

È il caso delle sedi di inCOWORK®, in cui abbiamo deciso di puntare fin da subito sulla qualità: attraverso 15mq dedicati a ciascun Coworker, spazi personali più ampi e produttivi con separatori fonoassorbenti, autonomia dell’accesso grazie alla dotazione di badge ed un servizio di sanificazione e pulizie quotidiano.

Inoltre, tanti altri servizi a valore aggiunto, come la possibilità di utilizzare gratuitamente una piattaforma di Web-Meeting o l’integrazione di un centralino Voip in cloud per mantenere l’operatività anche fuori dall’ufficio, aiuteranno tutti gli smartworker a lavorare meglio.

Il coworking facilita la concentrazione perché impedisce di vivere la casa come fonte di distrazione, incentiva la motivazione e il rispetto delle scadenze consentendo flessibilità di orari, oltre all’incontro e il confronto con altre persone, che permette al lavoratore di essere costantemente stimolato.

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