Gestire uno spazio di coworking è davvero complesso.
C’è molto a cui pensare, dalla registrazione dei check-in giornalieri a cosa fare se un coworker disturba gli altri all’interno dello spazio.
Una gestione di successo inizia con empatia, un atteggiamento positivo e l’implementazione di sistemi e processi infallibili.
Come gestire uno spazio di coworking
Ci sono due elementi chiave nella gestione di uno spazio di coworking: la gestione delle persone e la gestione delle operazioni (o dello spazio).
Innanzitutto, ti consigliamo di assumere un community manager, che può aiutarti a svolgere molte delle attività operative ripetitive, nonché la gestione generale dei coworker.
In questo modo, puoi concentrare più tempo sullo sviluppo della tua strategia aziendale complessiva per far crescere la tua attività di coworking.
Gestione delle operazioni e suggerimenti
Quando si parla di operazioni, in genere queste includono:
- Fatturazione
- Check-in
- Acquisto di forniture
Gestirle in modo efficiente è fondamentale per garantire che l’attività funzioni senza intoppi.
Usa la tecnologia giusta
La tecnologia è una parte essenziale di una gestione efficiente dello spazio. Se vuoi risparmiare tempo e denaro nelle tue operazioni quotidiane, hai bisogno di un solido software di gestione.
Cerca una piattaforma in linea non solo con il modo in cui è impostata la tua attività, ma anche con il modo in cui vuoi gestirla. Un’ottima soluzione per semplificare tutti i processi è Coworkingmanager, gestionale sviluppato da Catalitic. I suoi punti di forza sono la semplicità di utilizzo e la risposta alle effettive esigenze del singolo spazio.
Automatizza il maggior numero possibile di operazioni quotidiane
L’introduzione dell’automazione nel tuo spazio ti aiuterà a:
- Rendere le tue operazioni aziendali più efficienti
- Risparmiare tempo e denaro su personale, attività ordinarie e altro ancora
- Migliorare la sicurezza del tuo spazio
- Estendere i tuoi orari di apertura
L’automazione, come ad esempio l’implementazione di un sistema di ingresso con badge, rappresenta il futuro degli spazi di coworking. È il modo ideale per espandere la tua attività in modo davvero efficiente.
Gestione delle persone negli spazi di coworking e suggerimenti
Prendersi cura dello spazio fisico è una parte significativa della gestione di uno spazio di coworking. Non da meno, tuttavia, è importante saper gestire le persone.
La gestione delle persone negli spazi di coworking comprende principalmente i coworker: sono contenti e si sentono ascoltati? Sai come gestire i problemi riscontrati da loro quando si verificano?
Prendersi cura di loro è la base per una coworking community sana e felice. E se hai dei dipendenti, supportare il tuo team significa consentire loro di svolgere al meglio il proprio lavoro. Entrambi sono essenziali per creare un business sano e di successo.
Stabilisci delle regole e delle aspettative chiare
La cosa migliore che puoi fare per gestire chi utilizza il tuo spazio di coworking è stabilire regole e aspettative chiare fin dall’inizio e comunicarle in modo efficace. Questo è spesso indicato come regolamento interno.
Si tratta di un documento di 1-3 pagine che delinea:
- I valori della tua azienda
- Cose da sapere (orari di utilizzo degli spazi comuni, parcheggio, pagamenti, ecc.)
- Come accedere ai servizi presenti nello spazio (utilizzare una stampante, come prenotare la sala riunioni, ecc.)
- Regole e regolamenti (comportamento, ingresso e gestione ospiti, ecc.)
Assicurati che sia accessibile in qualsiasi momento, incluso l’invio via e-mail ai nuovi coworker e nel tuo spazio stesso.
Più informazioni puoi includere in anticipo, più eviterai confusione e difficoltà in seguito.
Avere un piano per quando si verifica un problema
Affrontare un problema sarà quasi sempre fastidioso: definire un piano con delle linee guida generiche aiuterà a mitigare questo disagio.
Ecco alcuni esempi per i quali dovresti avere un piano d’azione:
- Un coworker disturba ripetutamente una o più persone o le mette a disagio
- Un coworker si comporta in modo ostile nei tuoi confronti o nei confronti di un tuo dipendente
- Un coworker non paga da un po’ di tempo
Traccia alcune delle situazioni più comuni che possono verificarsi nel tuo spazio e definisci come gestirle. In questo modo sia tu che il tuo team sarete molto più preparati.
L’applicazione di regole chiaramente delineate contribuirà inoltre a garantire meno problemi in futuro.
Raccogli spesso dei feedback
Il feedback dei coworker è inestimabile per migliorare il tuo spazio e un sondaggio ben strutturato può aiutarti a ottenere tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Prendi l’abitudine di chiedere ai coworker come si sentono riguardo alla loro esperienza di essere membri del tuo spazio e della tua community. Questo può aiutarti a essere proattivo nella tua strategia di gestione e diventare per loro un eccellente punto di riferimento.
Inizia con un sistema
Una gestione efficace, che sia in uno spazio di coworking o in una comunità, si basa sull’adozione dei sistemi giusti.
Pensare al tuo spazio di coworking in merito ad operazioni e persone può fare miracoli in termini di efficienza, esperienza utente e, in definitiva, profitti.
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